4 choses importantes à vérifier pour choisir un bon outil de productivité

Vous êtes sur le point de souscrire à un nouvel outil et vous craignez de ne pas procéder à un choix judicieux ? Vous avez peur de perdre un temps fou dans votre travail ? Alors même que vous recherchez des gains de productivité.

Je vous comprends. La productivité est l’un des piliers de votre réussite.

Et se précipiter, en intégrant un outil inadapté à votre organisation, s’accompagne d’un risque important.

Lequel ?

Tout simplement, de jeter l’argent par les fenêtres.

Ne vous inquiétez pas !

Dans cet article, je vais vous présenter les 4 trucs fondamentaux, à vérifier pour un choix éclairé, accompagnés d’une liste d’outils bien utiles.

Première chose à vérifier pour gagner en productivité : l’adéquation à vos besoins

Avant de choisir un quelconque outil, une analyse de votre travail au quotidien s’impose.

Pourquoi ?

Tout simplement, pour mieux comprendre le problème à résoudre.

Si vous ne le faites pas, vous serez dans l’incapacité de définir les fonctionnalités nécessaires.

Et donc, de sélectionner l’outil approprié.

Au final, une perte de temps et d’argent. Et l’image d’un entrepreneur peu réfléchi.

Est-ce vraiment ce que vous souhaitez montrer à vos proches, vos confrères et vos partenaires ?

Très probablement, non.

Par conséquent, interrogez-vous sur votre organisation actuelle :

• « Quel est l’objectif de ma recherche ? »

• « Quel est mon réel besoin ? »

• « Quelle est la fréquence du problème organisationnel que je rencontre ? »

• « Serais-je le seul à m’en servir ?« 

Deuxième chose à vérifier pour gagner en productivité : l’analyse de vos contraintes

Déployer un outil dans une organisation, individuelle ou collective, est une tâche bien plus complexe qu’il n’y paraît.

Ne vous trompez pas ! La création d’un compte utilisateur ou le téléchargement d’une application ne suffit pas à une intégration efficiente.

C’est un processus bien plus chronophage. Et une analyse de vos contraintes est incontournable.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que vous ne pouvez pas mettre de côté vos clients et vos partenaires, du jour au lendemain.

Vous ne pouvez pas ignorer l’environnement dans lequel vous évoluez (par exemple la réglementation RGPD) et mettre vos objectifs – notamment économiques – sur pause en un claquement de doigts.

Aussi, vous devez vous assurer de la compatibilité avec les logiciels utilisés.

Sinon, vous perdriez, en un clin d’œil, les ressources financières nécessaires au bon fonctionnement de votre organisation.

Et surtout…

La confiance de celles et ceux qui participent à la vie de votre business.

J’insiste, ne vous précipitez pas, et posez-vous les bonnes questions pour l’intégrer :

• “Y a-t-il une urgence ?”

• “Quels sont les projets déjà en cours ?”

• “Quelles ressources financières ai-je à disposition ?”

• “Comment vais-je organiser mon travail pour planifier l’intégration de l’outil et me former à son utilisation ?”

• “Qu’en est-il de la gestion des données personnelles de mes clients, de mes partenaires… ?”

Troisième chose à vérifier pour gagner en productivité : une recherche intelligente de l’outil

Besoins et contraintes clairement identifiés, la recherche de l’outil peut commencer.

Mon conseil : procédez méthodiquement.

Pourquoi ?

Parce que le problème organisationnel auquel vous êtes confronté, d’autres l’ont déjà vécu.

Et qui dit difficulté… dit marché prometteur.

Assurément, de nombreux acteurs proposent une solution pour résoudre cette difficulté.

Et vous allez, très certainement, devoir choisir parmi une myriade d’outils.

Surtout, ne partez pas dans cette jungle d’outils sans boussole.

Vous perdriez votre temps et votre argent. Et, bien plus encore, si votre choix est inapproprié.

C’est la pérennité de votre business qui est en jeu.

Par conséquent, orientez, dès le début, votre recherche. Concentrez-vous uniquement sur quelques outils.

Comment ?

Testez les produits ou les services qui vous intéressent. Demandez un retour aux utilisateurs et consultez les avis sur Internet.

Quatrième chose à vérifier pour gagner en productivité : le retour sur investissement

L’intégration d’un outil, c’est un projet important dans la vie de votre business. Au début, il vous coûtera cher (temps d’intégration, abonnement…).

Donc, après une période d’utilisation bien définie en amont, évaluez le retour sur investissement.

Posez-vous la question : « L’outil a-t-il amélioré ma productivité ?« 

Si oui, vous pouvez le garder (et pourquoi pas, commander une version supérieure). Le cas échéant, interrogez-vous sérieusement.

C’est une prise de recul absolument indispensable. Et pour la conduire efficacement, un seul indicateur compte : une comparaison chiffrée – avant et après intégration.

Si vous ne le faites pas, vous allez « empiler » les outils, alourdir vos procédures de travail, gaspiller encore plus de temps…

Et au final, vous perdrez en productivité…

Les 4 outils indispensables pour gagner en productivité

« Plus les outils sont simples, mieux c’est. » « Il suffit seulement de 4 habitudes à adopter : collecter, traiter, planifier et faire. » (Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD (Zen to done) – Alisio. Édition du Kindle.)

Ces citations de Leo Babauta doivent guider votre réflexion.

L’auteur du blog à succès “Zenhabits.net” – plus de 200 000 visiteurs organiques par mois selon Ubersuggest – souligne l’importance de la simplicité pour rester organisé et productif.

Et il faut bien le reconnaître. Comment vous aider dans votre recherche si je vous noie sous une cascade d’outils ?

Je vous en propose 4 qui brillent par leur simplicité.

Trello : un outil de productivité puissant pour la gestion de projet

Sans aucun doute, l’outil le plus complet de cette sélection. Son principe est hyper- simple : vous déplacez des cartes dans un tableau.

Une simplicité d’utilisation déconcertante.

D’autant que, ces cartes, vous en faites ce que vous voulez :

• hiérarchisation de vos priorités ;

• collecte d’informations ;

• création de check-lists ;

• décomposition de missions ou de commandes clients complexes en une succession de petites tâches simples ;

• intégration d’automatisations et connexions à d’autres logiciels (applications Google, Dropbox…) ;

• partage et délégation de tâches ;

• inscription de deadline ;

• planification dans un calendrier.

Bref, un espace de travail ultra-complet, évolutif et très convivial. Vous gérez tous vos projets efficacement, seul ou en équipe.

Evernote : un outil incontournable pour des prises de notes faciles

Je sais ce que vous allez dire : « Pour la prise de notes, rien ne vaut un carnet et un stylo. » 

Effectivement, rien de plus simple.

Par contre, pour les traiter, cela reste un peu juste.

Evernote facilite votre prise de notes. Écrites bien sûr. Mais aussi, vocales et photographiques.

Catégorisations et partages se font en deux temps trois mouvements. Le moteur de recherche des notes est ultra-puissant.

Imaginez… Vous saisissez un seul mot dans la barre de recherches, et Evernote retrouve tous les documents qui s’y rapportent. Y compris les photos.

L’application est vraiment très ergonomique (création de to-do lists, collecte d’informations sur le web…).

Marinara Assistant Pomodoro  : une petite extension Chrome pour se concentrer, l’espace d’un instant

Être productif, c’est aussi savoir gérer son effort dans le temps.

Mais, conserver un niveau élevé de concentration et d’implication toute une journée, c’est impossible.

Pour garder un bon niveau de performance « intellectuelle », la méthode Pomodoro est particulièrement intéressante.

Elle repose sur des sessions de travail de 25 minutes. Entrecoupées de pauses de 5 minutes.

Après 4 sessions de travail, vous pouvez vous octroyer une pause plus longue (de 15 à 30 minutes).

Cette méthode de travail très productive, vous pouvez l’utiliser pour gérer votre business.

Pour cela, rien de plus simple ! Téléchargez l’extension Marinara : Assistant Pomodoro dans votre navigateur Chrome. 

Et un clic sur “la tomate” suffit pour lancer le compte à rebours.

Le mode avion : le garant de votre productivité

Bien sûr, appliquer la méthode Pomodoro, pour se concentrer à 100 % sur la réalisation d’une tâche, implique zéro distraction.

Mettez votre smartphone en mode avion. Vous avez la certitude de ne pas être dérangé inutilement.

Vision globale vs outil tendance

Voilà. Vous savez désormais comment choisir des outils pour gagner en productivité.

Comme vous en avez mesuré l’importance, ce n’est pas un choix à faire à l’emporte-pièce.

Privilégiez une vision globale de votre projet et l’analyse des procédures en cours à l’intégration hasardeuse du dernier outil à la mode.

L’arrivée de Chat GPT, en début d’année 2023, est un super exemple.

Un véritable engouement a accompagné sa sortie (et aussi certaines craintes).

À priori, le logiciel à utiliser pour produire des articles de blog à la chaîne et bien faire référencer son site.

À un détail près…

Comment Google, le moteur de recherche le plus utilisé au monde, va-t-il référencer ces articles produits par l’Intelligence Artificielle ?

Selon le Blog du modérateur, Google reste le moteur de recherches n°1 dans le monde avec 93 % des parts de marché en janvier 2023.

Se poser cette question, avant d’intégrer l’outil dans une organisation, aurait été, sans doute, une démarche pertinente…

Et vous ? Comment faites-vous pour choisir un outil ? En utilisez-vous certains proposés dans cet article ? Dites-moi tout en commentaire.

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